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Behave with urgency every day!

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Mario López de Ávila Muñoz

Emprendedor e inversor, mentor, advisor. Profesor asociado del área de Operations and Quantitative Methods de la IE Business School, imparte clases en la escuela desde el año 1996. Fundador de la Agile Entrepreneurship Spain, la comunidad hispano hablante de interesados en las metodologías Lean Startup en Meetup decana en España y una de las más grandes del mundo. Startup NEXT Madrid Lead Facilitator. Lean Startup Machine Madrid Co-founder. Co-director del proyecto España Lean Startup. Co-fundador de UEIA, primera aceleradora de empresas sociales de base tecnológica en el mundo.


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Behave with urgency every day!

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Recuerdo haber leído una cita de Aldous Huxley que decía algo parecido a esto: "Sólo hay un lugar en el Universo que podemos mejorar con toda seguridad: nosotros mismos.  Es ahí donde deberíamos empezar".  La cita me sirve para justificaros por qué, de las cuatro tácticas recomendadas por Kotter en A Sense of Urgency, finalmente voy a limitarme a comentar sólo una: comportarse con urgencia cada día.  De las cuatro, esta es la única que entra de lleno en nuestro ámbito de control, que diría Covey. Y para mí es sin duda la más importante.

Una mirada crítica a nuestro alrededor y/o hacia nosotros mismos probablemente nos lleve a la conclusión de que la mayor parte de los mortales vive o en la complacencia más rancia [pachorra, dirían en mi tierra] o en el torbellino alucinado de la falsa urgencia.

¿A qué se parece la falsa urgencia? El ojo desentrenado puede confundirla con una verdadera sensación de urgencia, puesto que desarrolla una intensa – a menudo frenética – actividad.  Pero con falsa urgencia, la actividad es más bien un montón de ruido con muy pocas nueces.

En mi opinión, el primer síntoma claro es la adopción del pésimo hábito de la multitarea, que es seguida de una caída en picado de la productividad, así como la aparición de demoras incomprensibles en ámbitos de desempeño críticos para la organización.  La falsa urgencia va acompañada además de un nivel de estrés considerable, así como de una deprimente sensación de fatiga al acabar el día [aunque aún más deprimente es observar como alguien atrapado por la falsa urgencia se va a casa encantado de sí mismo por haber hecho un montón de chorradas a lo largo del día].

No es de extrañar que el primer consejo que dé Kotter sea el de "despejar la mesa" o, en otras palabras, eliminar todo ítem no prioritario de nuestras agendasHay que purgar, literalmente, nuestras listas de tareas y/o calendario de reuniones.  Es imposible comportarse con verdadera urgencia con una agenda repleta.  Hay que cancelar todos los proyectos, compromisos o asuntos que nos distraen de lo que debe ser nuestro verdadero foco.

Creo que he dicho ya en otra ocasión que una de las primeras recomendaciones que suelo hacer a mis clientes es la de congelar el 25% de los proyectos de menor prioridad que tienen en curso. Los lectores experimentados en estas lides sabrán que es extraordinariamente difícil ‘matar’ un mal proyecto, que se convierte en una sangría crónica de recursos, energía y moral. Un número excesivo de proyectos en marcha es causa raíz de la aparición de la multitarea en las organizaciones, que es, a su vez, el primer enemigo de la productividad.  Son decenas las evidencias reunidas en las últimas décadas por la neurología o la psicología cognitiva al respecto [ved, por ejemplo, Medina].  Decenas también las voces que se están haciendo eco de este tema [el último del que tengo noticia, David Crenshaw ].  El intento de realizar dos o más tareas simultáneamente origina una suerte de déficit de atención [DAT, Hallowel dixit, ver también su libro Crazybusy] que provoca una disminución significativa de nuestra capacidad intelectual.  De hecho, es imposible hacer multitarea, porque el cerebro humano es incapaz de hacer dos cosas simultáneamente [caminar y respirar sí; preparar una presentación y contestar un correo mientras se habla por teléfono, no].  Cuando hablamos de multitarea nos referimos en realidad al cambio continuado de una tarea a otra [switchtasking]. Para no extenderme más, petarnos de trabajo no sólo mata la sensación de urgencia, nos hace estúpidos e improductivos.

Kotter habla también de la necesidad de "delegar, delegar, delegar", así como de ser firmes a la hora de impedir que nuestros subordinados deleguen, a su vez, hacia arriba.  Ken Blanchard escribió un divertido librito, uno más en su archiconocida serie "The One Minute Manager", en el que se refería a este fenómeno como "pasar el Mono". Lo cierto es que este consejo le servirá de bien poco a buena parte de los hipotéticos lectores, pero en el caso de que podáis aplicarlo, hacedlo .

Despejar la mesa y/o delegar son sólo trabajos preparatorios.  Para generar en nuestra organización una sensación de verdadera urgencia es necesario que nos movamos rápido. Básicamente, lo que Kotter nos dice es que respondamos con inmediatez a cualquier item – llamada, email, solicitud de reunión – que sea prioritario.  La idea es ser muy ágil con relación a lo que es verdaderamente importante [una pequeña anécdota personal servirá de ejemplo.  Hace unas semanas, un cliente preguntó en una reunión por un tema que llevaba flotando en el limbo casi dos meses.  Nos dió de plazo – a su equipo interno y a mí – una semana para tenerlo resuelto.  Salí de la reunión, aparqué todo lo demás, me puse a saco con el tema y DIEZ MINUTOS más tarde estaba listo.  Eso, si me permitíis la inmodestia, es moverse rápido].

Creo que no es necesario que os diga que todo lo que se ha puesto a punto desde los ámbitos del Agile Development, Agile Project Management y/o de las metodologías ágiles de gestión en general, así como el enfoque de gestión del riesgo e incertidumbre a través de búffers de TOC, puede resultar de gran ayuda a la hora de pasar al ‘fast-mode’. Estos principios no son sólo de aplicación en el ámbito de un proyecto, programa o portafolio, sino que pueden trasladarse a la gestión de nuestro trabajo diario.  Volveremos sobre estos temas [Para ser sincero, me queda la duda de si Kotter no está re-descubriendo el paradigma "Agile"…].

Para terminar, Kotter nos dice que la Pasión es una clave del comportamiento ‘urgente’.  Ya nos decía Richard St John [aquí podéis ver el vídeo de su charla en TED, 3 minutos 42 segundos recargapilas… siempre me acompaña en mi iPod!] que la pasión es el primer ‘componente secreto’ del éxito.  Puede que tenga que algo que ver con la creación de esa sensación de urgencia.  Hay que hablar con Pasión, no sólo dirigiéndonos a las cabezas, sino también, fundamentalmente, a los corazones de nuestros compañeros de viaje.  La Pasión honesta, la Pasión creíble, resulta tremendamente contagiosa.

Por cierto que "creíble" es un punto clave.  Para ser creíbles, nuestro comportamiento debe ser coherente con nuestro discurso.  Así pues, hablemos con pasión de la necesidad de comportarnos con urgencia, prediquemos con el ejemplo y hagamos visible nuestro comportamiento para todos, en todo momento.

Una última recomendación [o advertencia].  Kotter habla de ser "urgent patient", ‘paciente-urgente’, algo que parece una contradicción en los términos, pero que no lo es.  Debemos actuar cada día con una sensación de urgencia, pero manteniendo al mismo tiempo una perspectiva realista del horizonte temporal requerido para lograr según qué cambios.  Significa reconocer que, por ejemplo, cruzar el Abismo nos llevará cinco años y, al mismo tiempo, trabajar cada día como si fuera nuestra última oportunidad de conseguir un avance en la dirección correcta.  Ser pacientes es el mejor antídoto contra la falsa urgencia que conozco.  20 años de Budismo no-practicante me han convencido del todo.

Desarrollar esta sensación de urgencia requiere de una resistencia físico-mental considerable [eso que los anglos llaman stamina].  Espero poder hablaros muy pronto [al fín, después de 14 años], de la nueva disciplina del Evolutionary Fitness de Arthur de Vany, que trata entre otras cosas sobre cómo recuperar y conservar esa energía.  Pero antes, volveremos a Goldratt y a su receta magistral para vivir una vida plena de significado.

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Mario López de Ávila Muñoz

Emprendedor e inversor, mentor, advisor. Profesor asociado del área de Operations and Quantitative Methods de la IE Business School, imparte clases en la escuela desde el año 1996. Fundador de la Agile Entrepreneurship Spain, la comunidad hispano hablante de interesados en las metodologías Lean Startup en Meetup decana en España y una de las más grandes del mundo. Startup NEXT Madrid Lead Facilitator. Lean Startup Machine Madrid Co-founder. Co-director del proyecto España Lean Startup. Co-fundador de UEIA, primera aceleradora de empresas sociales de base tecnológica en el mundo.

  • Hey, las cosas gastronómicas siempre se agradecen!

  • rosarito

    Oooooouuuuuchhhh…. un buen post para leer 8 horas antes de volver al trabajo después de demasiadas vacaciones.
    Mario, gracias por sembrar inquietudes y desordenar mi conciencia de tanto en vez. Algún día te las devolveré… no se como, por ahora sólo se me ocurren cosas gastronómicas… ;)
    Abrazo!

  • Gracias por vuestros comentarios, chicos.
    Añadiría un par de cosas:
    a) Creo que un prerrequisito implícito en todo lo que dice Kotter y os cuento en esta entrada es ni más ni menos que “Ser capaz de distinguir claramente entre lo que es importante y lo que no en cada momento”. Casi nada.
    b) Creo que comportarse con VERDADERA urgencia, ser VERDADERAMENTE ágil, se da de tortas con cambiar continuamente de prioridad en lo que al medio-largo plazo se refiere. Si en la organización las personas tienen la sensación de que “no hay una estrategia clara” es muy probable que si alguien se comporta con urgencia esté en realidad “haciendo nada a toda leche” [buenísimo!!!]
    c) Para tratar sobre la necesidad de comportarse con urgencia, he escrito [de nuevo] un post “un poco demasiado” largo… hay que j*d*rse! A ver si nadie va a tener tiempo para leerlo hasta el final!

  • Lo de la falsa urgencia debe ser aquello que un amigo definía como el arte de “hacer nada a toda leche”.

  • ekaizen

    Me ha encantado el post, lo encuentro muy acertado. Tengo más que comprobado que en el momento que te “ataca la urgencia” bajas el rendimiento. Te saturas, quieres hacerlo todo a la vez y eso es imposible. Las cosas bien planificadas y una detrás de otras.
    Con respecto a los de los colaboradores que delegan hacia arriba, también tengo mis experiencias y la verdad que hay veces que topas con gente muy hábil. Hay que estar atentos porque puedes acabar realizando su trabajo.
    Un saludo

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