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50 pelotas de ping-pong en una piscina: una analogía

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Mario López de Ávila Muñoz

Emprendedor e inversor, mentor, advisor. Profesor asociado del área de Operations and Quantitative Methods de la IE Business School, imparte clases en la escuela desde el año 1996. Fundador de la Agile Entrepreneurship Spain, la comunidad hispano hablante de interesados en las metodologías Lean Startup en Meetup decana en España y una de las más grandes del mundo. Startup NEXT Madrid Lead Facilitator. Lean Startup Machine Madrid Co-founder. Co-director del proyecto España Lean Startup. Co-fundador de UEIA, primera aceleradora de empresas sociales de base tecnológica en el mundo.


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Analogías

50 pelotas de ping-pong en una piscina: una analogía

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En los talleres de Creatividad [antiguamente, 'para la innovación', ahora de 'Creatividad al Instante'] introduzco a los alumnos en el uso deliberado de las analogías en la resolución inventiva de problemas.  Una analogía es, de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, una relación de semejanza entre cosas distintas.  A diferencia de lo que ocurre con la metáfora, con la que está
estrechamente relacionada, en la analogía esta comparación se hace
explícita.

La esencia de la analogía es entender una cosa en términos de otra. George Lakoff, del que he hablado en otras ocasiones, afirma que la mayor parte de nuestro sistema conceptual normal está
estructurado metafóricamente, es decir, la mayoría de los conceptos se
entienden parcialmente en términos de otros conceptos.  Por ejemplo, para muchas personas en nuestra cultura el amor es "como un viaje".  Esa analogía sintetiza, al tiempo que define, una forma de entender una relación sentimental que es muy distinta de la de aquel que considere el amor como "una obra de arte en colaboración".

Multiproyecto002 Desde un punto de vista práctico, esto significa que la analogía es un instrumento con el que podemos obtener una nueva visión de una situación o problema.  Las analogías no habituales pueden proporcionarnos una nueva comprensión de nuestra experiencia.  Pensad por un momento en lo que consiguió el Dr. Goldratt con la analogía "una organización es como una cadena".  Si una organización es como una cadena, entonces debe haber un eslabón más débil, etc.  Ya conocéis el resto.

Pero… ¿Qué tiene todo esto que ver con las pelotas de ping-pong en la piscina? 

Hace unos días, en un intercambio de correos con Pablo Conde, CEO de Bluguía, éste me confesaba que tenía tal cantidad de temas diferentes en marcha que se sentía "como si estuviera en una piscina con 50 pelotas de ping-pong tratando de mantenerlas sumergidas".  No sé vosotros, pero a mí me parece una de las mejores analogías que he escuchado nunca sobre lo que significa trabajar en un entorno multiproyecto. Pensé que podríamos utilizarla, como hago en mis talleres, para alcanzar una comprensión de los retos que plantea la gestión multiproyecto en una organización [y, tal vez, encontrar soluciones]

Ahora, volved a leer vuestras respuestas. ¿Qué os sugieren con relación al problema planteado por Pablo?

Las respuestas se pueden clasificar básicamente en dos tipos. El primero, el más numeroso, intenta simplificar la situación agrupando todos los ítems que deben ser controlados para manejarlos como una sola entidad.  De hecho, esto es básicamente lo que recomiendan la mayor parte de los enfoques que conozco sobre gestión multiproyecto, desde los más clásicos a otros más avanzados como Cadena Crítica.  La imagen que os inserto a continuación trata de representar precisamente eso.  Una red de proyectos vinculados mediante actividades fantasma o pseudoactividades nos devuelve, en cierta manera, al entorno monoproyecto original.  Es lo que tratáis de hacer al recogerlas con el bañador, la cesta del skimmer, la manga de limpieza, una bolsa de plástico, jarras, red, etc, o al pegarlas todas para hacer con ellas una alfombra.

Multiproyecto

Por otro lado, la Rubia o Marcos apuntaron en otra dirección: añadir más recursos.  Si el número de 'pelotas' en marcha es mayor de lo que puede manejar Pablo, tal vez la solución esté en incorporar nuevos miembros al equipo.  Esta solución, por razones evidentes, no suele ser popular en las empresas.  Digamos que es poco eficiente.  Cuando Tony nos dice "¿Por qué no sacar las pelotas de la piscina?", se me ocurre que nos está diciendo "subcontratad o externalizad de alguna otra manera el trabajo", que es otra opción relacionada con la asignación de recursos.

Creo que, en contra de lo que pudiera parecer, no hemos llegado a "agotar" la analogía.  Por poner sólo un ejemplo, no ha aparecido ninguna alusión a un elemento clave de la gestión multiproyecto – el ritmo al que se incorporan los proyectos [pelotas] al portafolio en ejecución [piscina]La situación de Pablo podría ser menos mala si le hubiéramos ido lanzando las pelotas una a una, ¿No es cierto?.

Gracias a todos, chicos.  Lo de la camiseta, ya veremos como lo hago…

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Mario López de Ávila Muñoz

Emprendedor e inversor, mentor, advisor. Profesor asociado del área de Operations and Quantitative Methods de la IE Business School, imparte clases en la escuela desde el año 1996. Fundador de la Agile Entrepreneurship Spain, la comunidad hispano hablante de interesados en las metodologías Lean Startup en Meetup decana en España y una de las más grandes del mundo. Startup NEXT Madrid Lead Facilitator. Lean Startup Machine Madrid Co-founder. Co-director del proyecto España Lean Startup. Co-fundador de UEIA, primera aceleradora de empresas sociales de base tecnológica en el mundo.

  • Leo, me alegro de tenerte por aquí :)
    Tony, muyyyyyyyyy buena pregunta :) De hecho, la Gestión del Portafolio de Proyectos clásica trata de asegurar desde el primer momento que la organización trabaja en los proyectos en los que verdaderamente le interesa trabajar: alineados con la estrategia, con el retorno de inversión deseado y, en conjunto, lo bastante diversificado como para reducir el riesgo. Y la segunda parte de la pregunta es ¿Tenían que estar las 50 pelotas A LA VEZ en la piscina? Pues probablemente no. De eso se encargan los mecanismos de stage-gatering. En Cadena Crítica, el DRUM marca el ritmo de entrada de los proyectos en fábrica.
    Jorge, me ha gustado mucho la reflexión que haces. Efectivamente, cuando ya estás dentro de la piscina – como Pablo -, es que ni siquieras puedes permitirte el lujo de salirte para ver las cosas desde otra perspectiva… de ahí el llanto desesperado de directores de programas / portafolios de proyecto / operaciones pidiendo más recursos [la Party-pool de la fiesta] y/o “UN SOFTWARE!” [el bañador meiba, la manga de limpieza, la bolsa de plástico, etc] que simplifique la situación.
    Lo dicho, muchas gracias!

  • jorge

    Un tema que siempre me ha costado mucho inculcar a mis equipos es lo que en realidad el ejercicio en si plantea: “Antes de empezar a hacer nada con las “pelotas”, diseña un buen plan”.
    Si no, corres el riesgo de encuentrarte en la mitad de la piscina gastando el tiempo con estrategias “facilonas” que en realidad no tienes esperanza de que funcionen. Y la verdad es que debe ser dificil encontrar nuevas ideas cuando estas en medio de la piscina con 50 pelotas danzando a tu alrededor.
    De entrada te va a faltar la perspectiva de mirar la piscina desde fuera. (Donde quiza veas y tengas acceso a muchos mas recursos).
    La verdad es que parece trivial, pero habitualmente la presion por “hacer algo”, “lo que sea”, antes que estar mirando a la piscina, suele ser muy grande. Presion exterior y presion interior.

  • Muy interesante. Además del tema de Pensamiento Lateral, que me encata :) . Esta el motivo de tener que hundir esas 50 pelotas, en la vida real, si manejas 50 cosas, realmente necesitas esas 50 pelotas?
    Le daré otra vuelta.

  • Vamos, que tienes un problema de pelotas! Lo siento por el chiste facil, pero no me he podio resistir.
    Ya lo he dicho muchas veces en muchísimos comentarios, las analogías me parecen un poderosísimo procedimiento para la comprensión de situaciones y resolución de problemas. Si los matemáticos dicen: “Problema bien planteado, problema resuelto”, por analogía,podemos decir: “Analogía bien planteada, problema resuelto”.

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